İşletmeler ve kurumlar her zaman için işlerini kolaylaştıracak ve daha fazla avantaj sağlayacak araç arayışındadır. ERP yazılımı, işletmelere çok büyük avantajlar sağlayan bir araçtır. ERP yazılım, kullanıcıların bütün kaynaklarını kolayca ölçer. Kaynakları kontrol ederek kullanılır duruma getirir. Kaynaklarını kolayca ölçerek kontrol etmek ve planlanabilir hale getirmek isteyen işletmeler ERP yazılım kullanmaktadır.
ERP, en kısa tanımıyla veri düzenleme yazılımıdır. Son derece kullanışlı olan ERP, özellikle hizmet sektöründeki işletmeler ve kurumlar tarafından daha çok tercih edilir. Başarılı olmak, iş verimliliğini artırmak ve daha fazla kar elde etmek isteyen işletmelerin vazgeçilmez bir parçasıdır. ERP programı gündeme geldiği zaman karşımıza tam anlamıyla geniş kapsamlı bir hizmet alanı çıkar.
ERP Yazılımı Nedir?
ERP’nin açılımı; Enterprise Resource Planning’dır. Türkçe karşılığı Kurumsal Kaynak Planlamasıdır. İşletmelerin ve firmaların organizasyon ve verileriyle ilgili bütün süreçleri tek bir noktaya entegre eden bilgi sistemidir. ERP kullanmak isteyenler, ERP eğitimlerine katılabilir, ERP eğitimi alabilir. Böylece ERP yazılımını kolayca kullanabilir.
ERP, bir işletmedeki bütün verileri, organizasyonları bir arada toplar. Bütün veriler bir arada olunca kullanımı kolaylaşır. Yazılımın ara yüzü basit olduğundan kullanımı kolaydır. Bir ERP yazılımının kullanılabilmesi için çeşitli bilgisayar ekipmanlarına ve programlarına ihtiyaç duyulur. ERP yazılımı sistemi, bir kısım bileşenlerden oluşur. Yazılımların büyük bir kısmı, işletmelere entegre edilerek verileri toplar ve saklar. Verileri saklayabilmek için birleştirilmiş veri tabanı kullanılır.
Bir ERP yazılımında birbirinden bağımsız çalışan uygulamalar vardır. Satış, üretim, finans, malzeme stok, dış ticaret, kalite, bakım, bütçe, insan kaynakları, müşteri hizmetleri yönetimi bu uygulamalardandır. En temel tanımıyla Kurumsal Kaynak Planlaması, üretim yapan şirketlerin iş bileşenlerini bir arada yönetme sürecidir.
ERP yani Kurumsal Kaynak Planlamanın sorunsuz yapılması için doğru sistem seçilmelidir. Doğru ERP yazılımı kullanıldığında kullanıcılar daha hızlı ve doğru kararlar alırlar. Çünkü yazılım sayesinde gereksiz ve boş iller ortadan kalkar. İş bilgilerine ulaşmak pratikleşir ve hızlanır. İş verimliliği ve kar amaçlayan firmalar ve işletmeler ERP yazılımı seçerken dikkatli olmalıdır.
Çeşitli ERP alt yapıları vardır. Örnek olarak bulut tabanlı ERP gösterilebilir. Bulut tabanlı ERP sisteminde şirketin verileri bulut üzerinden yönetilir. Veriler sisteme kullanıcı tarafından bir web tarayıcı üzerinden aktarılır. Bulut tabanlı ERP sistemleri yüksek performans sergiler. Üretim süresi çok daha hızlı olduğundan işletmelere çok büyük avantajlar sağlar.
Bir diğer ERP sistemi örneği ise şirket içidir. Şirket içindeki ERP sistemleri, sistem işletmenin bilgisayarlarında çalışmaktadır. Bu sistemi kullananlar sistemi yükseltmek veya korumak için ekibine kaynak sağlamalıdır. Sistemin şirket içindeki çalışma düzenine entegre edilmesi zorunludur.
ERP Yazılımının Sunduğu Avantajlar
İş dünyasında rekabet oldukça fazladır. Rakiplere fark atarak öne göçmek gerekir. Rakipler, kendilerini öne geçirecek her türlü fırsatı değerlendirmek zorundadır. ERP, rakiplerin önüne geçmeyi sağlayacak fırsatlardan biridir. ERP programı, işletmelere ve firmalara çok büyük avantajlar sunar. Kullanıcılarının iş verimini ve kar oranını üst düzeye çıkaracak avantajları arasında şunlar bulunur;
- Yönetimin yüksek performansta olmasını sağlar; ERP yazılımları sayesinde veriler çok pratik ve hızlı bir şekilde işlenir. Veriler hızlı işlenince elle giriş yapma ihtiyaçlarında, evraklarla ilgili işlemlerde tasarruf edilir. Kurumsal kaynak planlaması çözümleri hızlanır.
- Veriler doğru ve kullanılabilirdir; ERP programı, müşteriler, malzemeler, ürünler ve satışlarla ilgili verileri toplar, işler ve depolar. Sistem, aynı ürünün veya verinin girişini engelleyecek şekilde düzenlenmiştir. Böylece tekrarlanan kayıt olmaz. İşletmeler birden fazla yazılım ve sistem kullanmak yerine ERP kullanmaları yeterlidir.
- Departmanlar arasındaki koordinasyonu geliştirir: ERP, iş ve ürünlerle ilgili bütün verileri içerir. Bütün verilerin bir yerde toplanması iletişimden kaynaklanan gecikmeleri önler. Verimlilik artar. ERP kullanan bir şirket farklı kıtalarda bile çalışma yapabilir. Uluslararası şirketlerde ERP yazılımı çok işe yarar.
ERP Yazılımı Kimler Kullanmalı?
İş sürecini bir merkezden yönetmek isteyen bütün işletmeler ERP yazılımlarını kullanabilir. Tedarik zincirinde çalışan firmalar, dağıtım ve üretim süreçlerini daha kolay izleyebilmek için ERP kullanmaktadır. Kar amacı olmayan dernekler ve gruplar tarafından da kullanılabilir. Sağlık sektöründe, konaklama ve inşaat alanlarında, tekstil ve daha pek çok sektör Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımlarını kullanabilir. Son zamanlarda özellikle hizmet sektöründe ERP kullanımındaki artışlar dikkat çekmektedir. Günümüzde yoğun olarak ERP yazılımı kullanan sektörler şunlardır;
- Muhasebe
- Sağlık
- Ulaşım
- Perakende
- Turizm
- Eğlence
- Dağıtım
Tüketiciyle üretici arasında işlemlerin nerdeyse tamamı hizmet sektörü üzerinden gerçekleştiriliyor. Hizmet sektöründeki bur yükseliş beraberinde ERP kullanımındaki artışı da getirdi.
ERP Programı Kullanım Nedenleri
İşletmelerin ERP kullanım nedenleri değişkenlik gösterebilir. ERP yazılımları pek çok noktada kullanılabilmektedir. Mesela; bazı firmalar performans yükseltimi ve zaman yönetimini kolaylaştırmak için kullanmaktadır. ERP yazılımı, firmaların verilerini analiz ederek kararların daha doğru ve hızlı verilmesine yardımcı olur. İş güvenliği optimizasyonları nedeniyle ERP yazılımını kullanan işletmeler vardır. ERP yazılımının avantajları ve faydaları saymakla bitmez. Kullanımını artıran başlıca nedenleri şöyle sıralayabiliriz;
- Güvenilir ve doğru bilgilere çok daha kısa zamanda ulaştırması
- İşletmenin veya firmanın bütün bileşenlerindeki bilgileri paylaşması
- İhtiyaç duyulmayacak verileri ve işlemleri ortadan kaldırması
- Maliyetleri düşürmesi
- İş süresinin azalması
- Departmanlardaki iş performansını artırması
- Müşterilere çok hızlı geri dönüş imkanı sunması ve böylece müşteri memnuniyeti sağlaması
- Rakipler arasında öne geçmeye destek olması
- Modelin sürdürülebilir olması
- Geçici bilgi havuzunun bulunması
ERP Yazılımın Kurumlara Sağladığı Değer
ERP yazılımı kullanan firmalar ve işletmelerdeki değişim ve gelişim son derece yüksektir. ERP kullanan firmaların departmanları arasındaki iş ve bilgi akışı çok iyidir. Bilgi ve iş akışının iyi olması zamandan ve iş gücünden tasarruf edilmesini sağlar. İşletmeler veya firmalar ERP yazılımı kullandıklarında göz ardı edemeyecekleri avantajlar elde ederler. ERP’nin işletmelere sunacağı avantajlardan bazıları şunlardır;
- Gerçek zamanlı bilgiler kullanılarak iş görüleri geliştirir.
- Operasyon maliyetleri düşer.
- Veri paylaşımı sayesinde firma ve müşterileri arasında iş birliği artar.
- Verimlilik artar.
- İşletmenin faaliyetleri için gerekli olan tutarlı bir alt yapı oluşturur.
- Risk oranı azalır.
İş verimliliğini, kar oranını artırmak isteyen işletme ve firmalar ERP yazılımı kullanmalıdır. ERP yazılımı rakiplerin önüne geçmek için de güzel bir tercih olacaktır.
ERP Yazılımı Tercihinde Dikkat Edilecekler Neler?
ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) yazılımı, bir işletmenin tüm operasyonlarını tek bir sistemde yönetmesine olanak tanıyan bir araçtır. Finans, lojistik, satın alma, stok yönetimi gibi birçok işlemi kapsayan ERP yazılımı, işletmenin genel verimliliğini artırmak için tasarlanmıştır. Ancak, ERP yazılımı tercih ederken dikkat edilmesi gereken birçok faktör vardır.
İlk olarak, işletmenin ihtiyaçlarına uygun bir ERP yazılımı seçmek önemlidir. İşletmelerin büyüklüğü, sektörü, operasyonları gibi birçok faktör, ERP yazılımı seçiminde dikkate alınması gereken unsurlardır. Örneğin, bir imalat işletmesi için üretim yönetimi fonksiyonlarına sahip bir ERP yazılımı seçmek daha uygun olabilirken, bir perakende işletmesi için satış ve stok yönetimi fonksiyonlarına sahip bir ERP yazılımı daha uygundur.
İkinci olarak, ERP yazılımının özellikleri ve fonksiyonları değerlendirilmelidir. ERP yazılımları genellikle finans, satış, satın alma, stok yönetimi, üretim yönetimi, müşteri yönetimi gibi birçok modül içerir. Bu modüllerin özellikleri ve fonksiyonları, işletmenin ihtiyaçlarına uygun olmalıdır. Ayrıca, ERP yazılımının esnekliği ve özelleştirilebilirliği de önemlidir. İşletmenin özel gereksinimleri için özelleştirme yapabilen bir ERP yazılımı seçmek daha uygun olabilir.
Üçüncü olarak, ERP yazılımının kullanım kolaylığına ve kullanıcı dostu arayüzüne dikkat edilmelidir. ERP yazılımı, tüm departmanların kullanacağı bir sistem olduğundan, kullanıcıların kolayca erişebileceği ve kullanabileceği bir arayüze sahip olmalıdır. Ayrıca, ERP yazılımının öğrenme eğrisi de düşük olmalıdır, böylece kullanıcılar sistemi hızlı bir şekilde öğrenebilirler.
Dördüncü olarak, ERP yazılımının güvenliği değerlendirilmelidir. İşletmelerin finansal, müşteri ve çalışan verileri gibi hassas bilgileri ERP yazılımında saklanır. Bu nedenle, ERP yazılımının güvenliği çok önemlidir. Güvenlik, verilerin şifrelenmesi, yetkilendirme ve kimlik doğrulama gibi birçok unsuru kapsamalıdır.